travaux de secrétariat

Une secrétaire à distance

Le métier d’écrivain conseil® recouvre une large palette d’activités. Pour ma part, je travaille en permanence d’écrivain public, en tant qu’animatrice d’atelier d’écriture, mais j’ai aussi une partie de mes activités qui est liée à des travaux de secrétariat. Je propose mes services aux entreprises (PME ou artisans) et réalise différents travaux :

  • Frappe de devis, facture, rédaction de courriers / courriels, réclamations, plaquette commerciale
  • Accomplissement de formalités administratives – basiques et dans la limite de ce qui est légalement autorisé pour l’exercice de mon métier, bien entendu
  • Suivi des factures et des règlements
  • Transcription de réunions

Il arrive que je me déplace pour accomplir ces missions ; c’est le cas pour unsecrétariat de mes clients qui est pharmacien et dont le suivi nécessite de travailler une fois par mois sur place. Si cela n’est pas nécessaire, tout peut se faire à distance (grâce à la magie des nouveaux moyens de communication, Internet en tête). Certes, ce n’est pas comme une secrétaire qui va répondre au téléphone d’une voix angélique et préparer un café – au secours – mais tout de même, les professionnels qui n’ont besoin que d’une assistance ponctuelle peuvent faire appel à mes services. C’est toujours bon à savoir…

La transcription de réunion

Je propose de nombreux services liés à l’écriture et la transcription detranscription réunion sous forme de compte-rendu rentre dans mon domaine de compétences. De quoi s’agit-il ? Deux possibilités : soit j’assiste à la réunion et je prends des notes afin de pouvoir rédiger la synthèse, soit mon donneur d’ordre me fait parvenir un enregistrement audio de la réunion.

Pour ma part, je préfère la première hypothèse, ne serait-ce que parce que je connais ensuite les intervenants. Dans cette perspective, il est également possible que j’aie un enregistrement audio sur lequel m’appuyer.

Ensuite, il me reste à rédiger le compte-rendu en fonction du niveau de transcription choisi par mon client :

Compte-rendu intégral : le discours original est fidèlement restitué, notamment les hésitations et les redites. Il s’agit d’une retranscription mot à mot des propos.

Compte-rendu révisé : la langue orale est améliorée et retravaillée dans un style écrit, les erreurs de syntaxe, hésitations et redites sont éliminées. Toutefois, le discours original est fidèlement restitué.

Synthèse standard: la synthèse standard restitue l’essentiel des propos, en style indirect. Elle a pour objectif de densifier et de mettre en valeur les informations essentielles.

Synthèse condensée: la synthèse condensée restitue la quintessence des propos. Elle va directement à l’essentiel, et restitue, parfois sous forme de liste, les points essentiels des propos.

Et puis j’envoie le compte-rendu sous format Word par mail. Ma dernière transcription est relative à une réunion plénière d’un comité d’entreprise ; la réunion a duré trois heures et j’ai pu livrer mon travail une dizaine de jours après.